WEG Unterlagen

WEG-Unterlagen: Diese Dokumente sollten Wohnungseigentümer kennen

Ob als Eigentümer, Käufer oder Verkäufer einer Eigentumswohnung – bestimmte Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) sind unverzichtbar. Sie bilden die rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Grundlage Ihrer Immobilie und entscheiden oft über Klarheit oder spätere Konflikte.

Warum vollständige WEG-Unterlagen so wichtig sind

Rechtssicherheit: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse regeln, was Ihnen gehört – und was nicht.
Kostenkontrolle: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen und Rücklagen zeigen, welche laufenden und zukünftigen Belastungen entstehen.
Transparenz: Protokolle und Beschlusssammlungen machen Entscheidungen der Gemeinschaft nachvollziehbar.
Verkaufs- & Kaufrelevanz: Fehlende Unterlagen führen häufig zu Verzögerungen, Preisabschlägen oder Misstrauen bei Käufern.
Konfliktvermeidung: Klare Regelungen verhindern Streit über Nutzung, Kosten oder Verantwortlichkeiten.

Mit einer strukturierten Übersicht über die wichtigsten WEG-Dokumente behalten Sie den Überblick über Ihre Rechte, Pflichten und finanziellen Risiken – und sind bei Gesprächen mit Verwaltern, Käufern oder Banken jederzeit auskunftsfähig.

Gut vorbereitet sein – für sichere Entscheidungen rund um Ihre Eigentumswohnung.

Hinweis zur Reihenfolge: Die Dokumente sind nach ihrer praktischen und rechtlichen Relevanz sortiert: Kategorie 1: Unterlagen zum Eigentumsnachweis und zur rechtlichen Stellung, Kategorie 2: Dokumente zur laufenden Verwaltung und Kostenkontrolle und Kategorie 3: Ergänzende Unterlagen zur Bewertung von Zustand, Risiken und Nutzung.

Hohe Relevanz – rechtlich zwingend bzw. Grundlage des Eigentums
Mittlere Relevanz – Verwaltung, Kosten, Beschlüsse, Versicherung
Ergänzend – Zustand, Nutzung, Qualitäts- und Komfortthemen

Ihre Dokumenten-Abdeckung:

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Checkliste – Relevante Dokumente für Wohnungseigentümer (WEG)
Dokument / Regelwerk	Gültigkeitsbereich	Wichtigste Inhalte für Eigentümer	Bindend?	Warum wichtig?	Wo erhältlich
Aktueller Grundbuchauszug	Öffentliches Register	Eigentümer, Belastungen, Hypotheken, Dienstbarkeiten, Vorkaufsrechte	Ja – maßgeblich gegenüber Dritten	Nachweis des Eigentums und der Lastenfreiheit bzw. bestehenden Belastungen	Grundbuchamt, Notar, teilweise Hausverwaltung
Kaufvertrag / Notarvertrag	Zwischen Käufer und Verkäufer	Kaufpreis, Zahlungsplan, Übergabe, genaue Objektbezeichnung, Sondereigentum, Mängelhaftung, Lastenfreiheit, Nebenkosten	Ja – notariell beurkundet	Rechtsgrundlage des Eigentumserwerbs, Schutz vor Mängeln und fremden Schulden	Notar, eigene Unterlagen
Teilungserklärung	Gesamte WEG	Aufteilung Sondereigentum / Gemeinschaftseigentum, Miteigentumsanteile, Kostenverteilungsschlüssel	Ja – als Eintragung im Grundbuch	Grundlegende Verfassung der WEG – bindet alle Eigentümer	Grundbuchamt, Notar, Hausverwaltung
Gemeinschaftsordnung	Gesamte WEG	Nutzungsregeln, Stimmrechte, Mehrheiten, Verwalterregelungen, teilweise Hausordnung	Ja – meist Bestandteil der Teilungserklärung oder gesondert vereinbart	Regelt das tägliche Zusammenleben und die interne Organisation der WEG	Hausverwaltung, Notar, Grundbuchamt (falls mit eingetragen)
Aufteilungsplan & Abgeschlossenheitsbescheinigung	Gebäude / einzelne Einheiten	Exakte Abgrenzung jeder Wohnung, Stellplätze, Kellerräume und sonstiger Bereiche	Ja – Voraussetzung für rechtswirksame Bildung von Wohnungseigentum	Klare Zuordnung von Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum	Bauamt/Architekt, Grundbuchamt, Hausverwaltung
Protokolle Eigentümerversammlungen & Beschlusssammlung	Gesamte WEG	Alle gefassten Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse, Änderungen, wichtige Diskussionen	Ja – Beschlüsse gem. § 24 WEG; Protokoll/Beschlusssammlung dokumentieren diese	Nachweis aller Entscheidungen – zentral bei Streitigkeiten, Verkauf und Finanzierung	Hausverwaltung / Verwalter
Verwaltervertrag & Bestellungsbeschluss	Zwischen WEG und Verwalter	Aufgaben, Vergütung, Laufzeit, Vollmachten, Kündigungsregelungen	Ja – durch Eigentümerbeschluss und Vertragsabschluss	Grundlage der rechtlichen und operativen Handlungsfähigkeit der WEG	Hausverwaltung, Eigentümerunterlagen, Protokolle
Wirtschaftsplan (aktuell)	Laufendes Wirtschaftsjahr	Geplante Kosten, Hausgeldvorschüsse, Rücklagenzuführung, Kostenverteilung	Ja – nach Beschluss durch die Eigentümerversammlung	Kostenprognose und Grundlage der laufenden Vorauszahlungen (Hausgeld)	Hausverwaltung / Verwalter
Jahresabrechnung (idealerweise letzte 3 Jahre)	Abgelaufene Wirtschaftsjahre	Ist-Kosten, Rücklagenentwicklung, Nachzahlungen / Guthaben, Verteilung auf Einheiten	Ja – nach Beschluss durch die Eigentümerversammlung	Transparenz über tatsächliche Kosten und wirtschaftliche Situation der WEG	Hausverwaltung / Verwalter
Gebäudeversicherung(en) – Police & Übersicht	Gemeinschaftseigentum	Deckungssumme, Selbstbeteiligung, versicherte Gefahren, Leitungswasser, Sturm, Hagel etc.	Ja – in der Regel durch Teilungserklärung/Beschluss und Finanzierungsvorgaben vorgegeben	Schutz vor großen Sachschäden und existenzbedrohenden Risiken für die Gemeinschaft	Hausverwaltung, Versicherer, Versicherungsmakler
Wartungsverträge & Prüfprotokolle (Heizung, Aufzug, Brandschutz etc.)	Gemeinschaftseigentum	Wartungsintervalle, Kosten, festgestellte Mängel, Prüfberichte, Betreiberpflichten	Ja – vertragliche Verpflichtungen und gesetzliche Betreiberpflichten	Transparenz über Sicherheits- und Kostenrisiken sowie Instandhaltungsbedarf	Hausverwaltung, Wartungsunternehmen, Prüforganisationen
Verwalterbescheinigung / Hausgeldbescheinigung (bei Verkauf)	Einzelne Einheit / WEG	Hausgeldhöhe, Rückstände, Rücklagenstand, beschlossene Sonderumlagen, laufende Verfahren	Ja – Auskunft des Verwalters nach aktueller Beschluss- und Datenlage	Zentrale Entscheidungsgrundlage für Käufer und Finanzierer	Hausverwaltung / Verwalter
Energieausweis (Gebäude oder Wohnung)	Immobilie / Einheit	Effizienzklasse, Energiekennwerte, Art des Ausweises, ggf. Modernisierungsempfehlungen	Ja – Pflichtdokument bei Verkauf und Vermietung (nach GEG)	Relevanz für Heiz- und Energiekosten sowie zukünftige Modernisierungspflichten	Hausverwaltung, Eigentümer, ggf. Energieberater/Bauträger
Hausordnung (falls separat)	Gesamte WEG / Gemeinschaftseigentum	Ruhezeiten, Nutzung Gemeinschaftsflächen, Reinigung, Müllentsorgung, Tierhaltung, Rauchen	Ja – soweit wirksam beschlossen oder vereinbart	Regelt das tägliche Zusammenleben und beugt Konflikten vor	Hausverwaltung, Aushang im Haus, Teil der WEG-Unterlagen
Baubeschreibung / Ausstattungsbeschreibung	Gebäude / Einheit	Bauweise, Dämmstandard, Fenster, Heizung, Sanitär, Bodenbeläge, Ausstattung von Küche und Bad	Ja – bei Neubau/Ersterwerb regelmäßig Vertragsbestandteil	Bewertung von Bauqualität, Energieeffizienz und Modernisierungsbedarf	Bauträger, Verkäufer, Notarunterlagen

Hinweis: Diese Checkliste wurde mit großer Sorgfalt erstellt, erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Rechtslage, Anforderungen und Dokumente können sich ändern; im Zweifel sollten Sie fachkundigen Rat (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Verwalter) einholen.